کشورهای مختلف و دانشگاه های متفاوت نیازمند مدارک مختلفی برای درخواست پذیرش هستند، با این وجود برخی از مدارک بین دانشگاه ها و کشورهای مختلف مشترک هستند. در زیر متداول ترین مدارکی که برای گرفتن پذیرش از دانشگاه های خارج از کشور نیاز دارید، توضیح داده شده اند.

.C.V
تهیه یک C.V خوب اولین قدم موفقیت در پذیرش از یک دانشگاه است. دقت کنید که در C.V.تحصیلی بر خلاف رزومه باید سوابق تحصیلی و تحقیقاتی خود را در صفحه اول ارائه دهید. معمولاً C.V از دو یا سه صفحه بیشتر نیست. معمولاً وقتی با استادی مکاتبه می کنید، او از شما درخواست C.V. می کند پس بهتر است قبل از شروع به هر اقدامی C.V. خود را آماده سازید. از طرف دیگر بسیاری از دانشگاهها نیز C.V. را جزو یکی از مدارک مورد نیاز اعلام می کنند که باید برای کمیته تحصیلات تکمیلی دانشگاه فرستاده شود. بهتر است از فرمت رسمی pdf برای C.V. استفاده کنید تا شکل و ظاهر C.V. همان طور که شما آن را ایجاد کرده اید، حفظ شود.

Statement of Purpose
این بخش مهمترین و سخت‌ترین بخش است زیرا در این قسمت شما خود را معرفی و اهدافتان را روشن خواهید کرد. در statement of purpose می گویید که چه کسی هستید، چه پیشینه علمی دارید، چرا علاقمندید که در دانشگاه مربوطه و رشته مورد نظر ادامه تحصیل دهید، و همچنین چشم انداز و اهدافتان درباره  بعد از فارغ التحصیلی را روشن می کنید. در واقع باید به نوعی کمیته پذیرش را تشویق کنید که شما را به دیگر متقاضیان ترجیح دهند. بسیاری توصیه می کنند در صورتی که دوست و یا آشنایی دارید که در دانشگاه مربوطه درس می خواند و ترجیحاً native یا بزرگ شده آن کشور است، از او برای نوشتن این بخش کمک بگیرید.

فرم های تقاضا (Application Forms)
این فرم‌ها اطلاعاتی کلی را در مورد متقاضی (Applicant) درخواست می کنند. فرم‌های مذکور باید با دقت بسیار و به صورت کامل پر شوند. در حال حاضر اکثر دانشگاه‌ها فرمهای تقاضا را به صورت آنلاین بر روی وب سایت خود قرار می دهند که کار متقاضیان را بسیار راحت ساخته است.

نتیجه برخی امتحانات بین المللی مانند IELTS, GRE ,TOEFL , ...
برای اکثر دانشگاه ها نیازمند یک مدرک زبان معتبر مانند IELTS و یا TOEFL هستید. بسیاری از دانشگاه ها هر دو مدرک را قبول دارند، اما معمولاً دانشگاه های آمریکایی TOEFL و دانشگاه های کانادایی و اروپایی IELTS را ترجیح می دهند.
علاوه بر مدرک زبان ممکن است لازم باشد که نتایج امتحانات دیگری را هم که اصطلاحاً به آنها امتحانات استاندارد (Standardized tests) گفته می‌شود، با توجه به رشته ای که برای آن اقدام می کنید، لازم داشته باشید. به عنوان مثال دانشجویان رشته‌های مهندسی و علوم پایه باید امتحان GRE عمومی (GRE General) و دانشجویان رشته‌های مدیریت (MBA=Master of Business Administration) باید امتحان GMAT را بدهند. بعضی از رشته‌ها علاوه بر امتحان عمومی GRE شاید لازم باشد که بخش های مربوط به رشته خودشان (GRE Subject) را هم بگذرانند.

ترجمه رسمی اصل مدرک
یکی از مدارکی که حتماً مورد نیاز برای ادامه تحصیل در مقاطع بالاتر است، ترجمه اصل مدرک لیسانس یا فوق لیسانس است. دقت کنید که اکثر دانشگاه های معتبر خارجی گواهی موقت را قبول ندارند زیرا نمی توان آن را به صورت رسمی ترجمه کرد. دانشگاه های سراسری بعد از پایان تحصیلات گواهی موقتی را به دانشجو ارائه می دهند تا وی دوره تعهد خدمت خود را به پایان برساند. بعد از این مدت وی می تواند برای گرفتن اصل مدرک خود اقدام نماید. اما در صورتی که بخواهد قبل از پایان تعهد خدمت اصل مدرک را دریافت کند لازم است مدرک خود را بخرد. هزینه تحصیل بر اساس سال ورودی و ترم به ترم محاسبه می شود. در صورت خرید مدرک دانشجو قادر خواهد بود ریز نمرات خود را نیز از دانشگاه دریافت کند. دانشجویان دانشگاه آزاد و غیرانتفاعی از این بابت مشکلی ندارند زیرا آنها هزینه تحصیل خود را در حین تحصیل پرداخت کرده اند. بعد از گرفتن مدرک آن را به یک دارالترجمه معتبر بدهید تا برای شما ترجمه کند.

ریز نمرات (Transcript)
اکثر دانشگاه ها از شما دو یا سه نسخه رسمی از ریزنمرات را طلب می کنند. در بیشتر مواقع لازم است که ریزنمرات در پاکت های مهر و موم شده دانشگاه قرار گیرد. واضح است که ریزنمرات یا باید به زبان انگلیسی باشند و یا ترجمه رسمی (دانشگاه یا دارالترجمه) شوند. دانشجویان سال آخر که کارنامه شان هنوز آزاد نشده می توانند برای طی مراحل مقدماتی پذیرش گرفتن، نسخه غیر رسمی کارنامه را همراه با گواهی رییس دانشکده یا آموزش مبتنی بر صحت مندرجات کارنامه برای دانشگاه مورد نظر ارسال کنند.

توصیه نامه (Recommendation Letter)
توصیه‌نامه ها معمولاً توسط استادانی که شما را به خوبی می شناسند،  نوشته می شود. اکثر دانشگاه‌ها معمولاً دو یا سه توصیه نامه را درخواست می کنند. سعی کنید توصیه‌نامه‌ها را به کسانی دهید که مطمئن هستید مطالب خوبی را درباره شما می نویسند. معمولاً در توصیه نامه ذکر می شود که شخص توصیه‌کننده چه مدت است که شما را می شناسد و از او درخواست می شود نظر خود را در رابطه با قابلیت های شما ذکر کند. بسیاری از دانشگاه ها فرم های مخصوصی برای توصیه نامه دارند و برخی از آنها هم امکان دریافت آنلاین توصیه نامه از استادان را دارا هستند.
دقت کنید که قبل از اقدام راهنمایی های ارائه شده توسط وب سایت هر دانشگاه را به دقت مطالعه فرمایید، زیرا برخی دانشگاه مدارک دیگری را نیز درخواست می کنند و برای رشته های مختلف دارای شرایط متفاوتی هستند. مواردی که در بالا ذکر شد جنبه عمومی دارند.